Handleiding partnerportaal

Registreren en inloggen

Ga naar Word partner op de startpagina, of rechtstreeks naar de registratiepagina van het portaal. Je vult meteen je volledige bedrijfsgegevens in: bedrijfsnaam (en optioneel een afwijkende commerciële naam), contactpersoon, telefoonnummer, adres, e-mailadres, optioneel je btw-nummer (met automatische validatie) en een wachtwoord. Je account begint met 0 credits — zie Credits kopen.

Na het aanmaken van je account krijg je een bevestigingsmail met een link om je e-mailadres te verifiëren; pas daarna kan je het portaal gebruiken. Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord vergeten op de inlogpagina — je krijgt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Je dashboard

Na het inloggen zie je meteen je dashboard, opgedeeld in drie delen:

• Actief vandaag — events waarvoor vandaag deelnemers een medaille kunnen bestellen op de publieke site, met het aantal verkochte medailles, de omzet en de kiosk-status in één oogopslag.
• Gepland — toekomstige events.
• Afgelopen — events waarvan de datum voorbij is, met een zoekfunctie op naam of datum.

Bovenaan zie je ook je resterende credits. Zodra dat aantal op nul (of lager) staat, krijg je bij je volgende bezoek een waarschuwing te zien vooraleer je verder kan werken — je kiosk blijft gewoon werken: een negatief saldo wordt bij je volgende aankoop van een creditpakket automatisch verrekend aan €1,25/credit excl. btw.

Een nieuw event aanmaken

Klik op + Nieuw event en vul een naam en datum in (optioneel ook een einddatum, voor een meerdaags event van maximaal 7 dagen, en een bestaand event om de instellingen van te klonen). Je komt daarna op de configuratiepagina van het event, opgedeeld in drie blokken:

• Event — naam, datum, einddatum, en Testevent (vink dit aan om het event te verbergen voor deelnemers, zodat je zelf rustig kan testen ongeacht de datum).
• Tijdregistratie — zie hieronder.
• Prijs & betaling — de prijs per gravure en munteenheid, een Gratis modus (elke bestelling wordt automatisch gratis bevestigd — handig om de volledige flow te testen zonder Stripe), en als je niet gratis werkt: welke betaalmethodes je aanbiedt (online via Stripe, cash aan de kiosk, kaart aan de kiosk via je eigen terminal). Bied je er meerdere aan, dan kiest de deelnemer zelf bij het afrekenen.

Een gloednieuw event heeft nog geen medaille gekoppeld — zie de volgende stap. Klik op Opslaan om je wijzigingen te bewaren.

Tijdregistratie instellen

In de sectie Tijdregistratie kies je hoe deelnemers hun tijd kunnen opzoeken:

• RaceResult.com (link) — plak de API-link van je RaceResult.com-account voor deze wedstrijd.
• Triatlon Vlaanderen (zoeken) — zoek je wedstrijd op in de kalender van Triatlon Vlaanderen (standaard toont dit de komende 30 dagen) en selecteer ze. Als een wedstrijd uit meerdere reeksen bestaat (bv. Individueel + Trio), worden die automatisch allemaal meegenomen in de zoekfunctie op wedstrijddag.
• Manueel invoeren — geen tijdregistratiesysteem gekoppeld? Dan geeft de deelnemer zelf voornaam, naam en eindtijd in op de kiosk-website.

Medailles koppelen aan je event

Medailles worden niet langer per event ontworpen: je stelt ze apart samen in je medaillebibliotheek en koppelt ze nadien aan één of meerdere events. Onderaan de configuratiepagina van een event vind je het blok Medailles voor dit event:

• Heeft het event nog geen medaille, klik dan op + Nieuwe medaille aanmaken — je komt in de medaillebibliotheek terecht, met dit event al klaargezet om meteen aan te koppelen.
• Heb je al een geconfigureerde medaille (bv. van een vorig event), kies ze in de lijst Bestaande medaille koppelen en klik op Koppelen.
• Er kunnen meerdere medailles tegelijk aan een event gekoppeld worden — bijvoorbeeld een andere medaille voor de 10km dan voor de marathon. Zodra er meer dan één medaille gekoppeld is, verschijnt per medaille een veld om de bijhorende RaceResult-afstand-ID's in te vullen (de beschikbare ID's en hun naam worden erboven getoond zodra er resultaten binnenkomen); de kiosk kiest dan automatisch de juiste medaille per bestelling op basis van de afstand van de deelnemer, al kan de operator dat nog steeds per bestelling overschrijven.

Werk je met manuele tijdregistratie of Triatlon Vlaanderen (geen afstand-ID's beschikbaar) en heb je toch meerdere medailles gekoppeld? Dan kiest de operator voor elke bestelling zelf de juiste medaille op de kiosk.

Via Medailles in de bovenbalk open je de volledige bibliotheek: alle medailles die je ooit configureerde, met voor elke medaille te zien bij welke events ze in gebruik is. Een nieuwe medaille kan je vanaf nul opbouwen, of baseren op een bestaande medaille (een volledige kopie van vorm, tekstopmaak en laserinstellingen, als vertrekpunt om verder aan te passen). Een medaille die nergens (meer) aan een event gekoppeld is, kan je hier ook verwijderen.

De medaille vormgeven

Op het tabblad Medaillevorm van een medaille kies je de vorm:

• Cirkel of Rechthoek — vul de afmetingen (mm) in.
• Aangepast (foto/vector) — voor een medaille met een eigen, unieke vorm (bv. een silhouet of een vorm met uitsparingen). Je hebt twee manieren om deze in te geven:
  • Foto tracen: upload een foto van de medaille, vul de echte breedte/hoogte in (mm), en klik op Traceer. De vorm (inclusief eventuele uitsparingen) wordt automatisch herkend en getoond in de live preview.
    Tip voor het beste resultaat: fotografeer op een egale achtergrond met goed contrast (een cutting mat met grid werkt uitstekend — dunne lijnen op één kleur zijn geen probleem, en zo'n grid helpt je meteen om de juiste afmetingen af te lezen). Vermijd een dambord- of mozaïekpatroon met sterk afwisselende kleuren, dat verwart de herkenning. Fotografeer recht van boven en houd het lint zoveel mogelijk uit beeld.
  • SVG uploaden: heb je van je medailleleverancier een vectortekening gekregen (bv. een .ai- of .pdf-bestand)? Exporteer of sla die eerst op als SVG (dat kan met één klik in Illustrator, Acrobat of het gratis Inkscape), upload het bestand, en vul de echte breedte/hoogte in (mm) voor de juiste schaal.

De live preview rechts toont meteen hoe de tekst zich aanpast aan de gekozen vorm — bij een aangepaste vorm met uitsparingen wordt tekst automatisch kleiner gemaakt zodat ze nooit in een uitsparing terechtkomt. Vergeet niet op Configuratie opslaan en toepassen te klikken op elk tabblad.

Tekst en logo plaatsen

Op het tabblad Tekstopmaak stel je per tekstelement (afstand, naam van de atleet, eindtijd, extra tekstregel) de positie, rotatie, lettertype, grootte en vetgedrukt in — elk element kan ook gebogen (langs een boog) weergegeven worden, met een eigen diameter en booghoek. Je kan elk tekstelement ook gewoon verslepen in de live preview rechts.

Je kan hier ook een logo toevoegen (PNG, JPEG of GIF) en, indien je tijdregistratiesysteem tussentijden aanlevert, tussentijden tonen (bv. zwem/fiets/loop) met eigen labels.

Laserinstellingen

Op het tabblad Laserinstellingen stel je het lasertype in (fiber-galvo of GRBL-diode) en de vermogens-, snelheids-, frequentie- en aantal-doorgangen-instellingen voor zowel de preview-trace als de effectieve gravure. Twijfel je over de juiste waarden? Test eerst op een proefstuk vooraleer je live gaat met een event.

Medaille exporteren, importeren en dupliceren

Onderaan elk tabblad van een medaille vind je, naast Configuratie opslaan en toepassen, ook Exporteren als bestand en Importeren uit bestand: hiermee bewaar je de volledige configuratie van die ene medaille (vorm, tekstopmaak, laser, logo) als bestand — handig als back-up, of om te delen met een collega of een andere kiosk.

Wil je gewoon een variant van een bestaande medaille (bv. dezelfde opmaak maar een andere afmeting voor een andere afstand)? Gebruik dan niet export/import, maar maak in de medaillebibliotheek een nieuwe medaille aan en kies ze als basis via Baseren op — dat kopieert meteen de volledige configuratie, klaar om verder aan te passen.

De kiosk-laptop verbinden

Om effectief te kunnen graveren heb je de kiosk-software nodig op een laptop verbonden met je lasergraveerder (zie de kiosk-handleiding voor installatie). Om die laptop aan een event te koppelen:

1. Ga naar Account-instellingen → Kiosk connection en kopieer je persoonlijke API-token.
2. Open op de kiosk-laptop het operator dashboard en klik op connect it (of ga naar Platform connection).
3. Plak je token en klik op Register this kiosk, kies daarna het event uit de lijst en bevestig.

Eenmaal verbonden zie je in het operator dashboard welk event actief is en of de verbinding "Online" of "Stale" staat; op dezelfde pagina kan je op elk moment van event wisselen of de kiosk loskoppelen. Je kan starten met één kiosk en, zodra de drukte dat vraagt, uitbreiden naar meerdere kiosks/lasers tegelijk op hetzelfde event (bv. 2 lasers naast elkaar) — elke bestelling wordt nooit dubbel opgepikt.

Credits kopen

Elke gegraveerde medaille verbruikt 1 credit. Via Koop credits in je dashboard kies je een pakket (prijzen excl. btw): 100 credits aan €1,25/credit, 500 aan €1,15/credit, 1.000 aan €1,00/credit, of 5.000 aan €0,90/credit — hoe groter het pakket, hoe lager de prijs per credit. Je betaalt via Stripe, of vraagt een factuur aan die je later handmatig betaalt. Zodra je saldo op nul komt, val je niet stil: je kiosk blijft werken en je saldo kan tijdelijk negatief worden. Extra verbruikte credits worden bij je volgende aankoop van een creditpakket automatisch verrekend aan het overage-tarief (€1,25/credit excl. btw) — vooraf credits aankopen is dus voordeliger. Je moet dit wel eenmalig bevestigen vooraleer je verder kan werken.

Rapportage en export

Onder Rapportage kies je een periode (bv. de laatste 30 dagen, of een aangepast bereik) en zie je het aantal verkochte medailles, de omzet, en de verdeling tussen online betaald, cash aan de kiosk, kaart aan de kiosk en gratis weggegeven — zowel in totaal als per event. Met Exporteer als CSV (Excel) download je deze cijfers voor gebruik in Excel of je boekhouding.

Account-instellingen

Onder Account-instellingen vind je, verdeeld over tabbladen:

• Gegevens — bedrijfsnaam, commerciële naam, contactpersoon en adres, je btw-nummer (met automatische validatie), je wachtwoord, en je eigen paginalink (/p/jouw-naam) met kant-en-klare QR-codes (PNG, JPG, SVG) om op promomateriaal te zetten. Onderaan vind je ook de optie om je account te sluiten — je gegevens en statistieken blijven daarna bewaard, maar je kan niet meer inloggen.
• Stripe config — je eigen Stripe-koppeling, zie de volgende stap.
• Kiosk connection — je API-token en de download van de kiosk-software, zie hierboven.
• Analytics — koppel je eigen Google Analytics-meet-ID om bezoekersverkeer op je paginalink op te volgen.
• Werkgebied — enkel relevant als je ook in de publieke partnerlijst wil verschijnen; hier stel je in welke regio's je bedient.

Stripe koppelen (betalingen ontvangen)

Om betalingen van atleten te ontvangen, koppel je je eigen Stripe-account. Stripe verwerkt de betaling en stort het geld rechtstreeks op jouw rekening — wij komen daar nooit tussen.

1. Maak een account aan op stripe.com (of log in als je er al een hebt) en doorloop Stripe's eigen bedrijfsverificatie (ondernemingsnummer, rekeningnummer). Dit is enkel nodig om live (echte) betalingen te ontvangen — testen kan meteen, zonder verificatie.
2. Ga in het Stripe-dashboard naar Developers → API keys. Kopieer de Publishable key (begint met pk_) en de Secret key (begint met sk_).
3. Plak beide in het partnerportaal onder Account-instellingen → Stripe config.
4. Kopieer daar ook de Webhook URL die het portaal toont (onderaan hetzelfde tabblad, klik erop om te selecteren).
5. Ga in het Stripe-dashboard naar Developers → Webhooks → Add endpoint, en plak die URL als endpoint-adres.
6. Selecteer bij "Events to send" minstens payment_intent.succeeded (en optioneel payment_intent.payment_failed), en bevestig.
7. Stripe toont daarna een Signing secret (begint met whsec_) — kopieer die en plak ze in het portaal bij Webhook secret. Vergeet niet op te slaan.

Stripe houdt test- en live-sleutels/webhooks strikt gescheiden. Test gerust eerst volledig in test mode; herhaal deze stappen nadien met je live sleutels zodra je klaar bent om echte betalingen te ontvangen.

Veelgestelde vragen

Ik zie geen "actief vandaag" event op mijn dashboard, maar de datum klopt wel?
Controleer of het event niet per ongeluk als "Testevent" staat ingesteld — testevents tonen nooit op de publieke zoekpagina, ongeacht de datum.

Een deelnemer vindt zijn naam niet terug bij het zoeken?
Controleer je tijdregistratie-instelling (zie punt 4) — mogelijk moet de link naar RaceResult.com nog bijgewerkt worden, of is de wedstrijd nog niet correct gekoppeld bij Triatlon Vlaanderen.

De kiosk staat op "Stale" of "offline"?
Controleer of de laptop nog een internetverbinding heeft, en gebruik desnoods de knop Sync now op het operator dashboard van de kiosk zelf.

Ik heb een event met meerdere medailles (bv. per afstand) en de kiosk graveert de verkeerde?
Controleer of de afstand-ID's correct zijn ingevuld bij elke gekoppelde medaille (zie punt 5) — en onthoud dat de operator de gekozen medaille per bestelling altijd nog kan overschrijven op de kiosk zelf.

Klaar voor je eerste event? — checklist

Loop deze lijst na vooraleer je voor het eerst live gaat met renners op het terrein:

• Account geregistreerd en e-mailadres geverifieerd (geen "Bevestig je e-mailadres"-scherm meer bij het inloggen).
• Credits beschikbaar, of het fallback-mechanisme begrepen (een negatief saldo wordt bij je volgende aankoop verrekend aan €1,25/credit excl. btw) — zie Credits kopen.
• Stripe gekoppeld als je online betalingen wil aanbieden — of Gratis modus/cash ingesteld als je dat (nog) niet doet — zie Stripe koppelen.
• Event aangemaakt met de juiste naam en datum.
• Tijdregistratie ingesteld (RaceResult.com, Triatlon Vlaanderen, of Manueel) — zie Tijdregistratie instellen.
• Minstens één medaille aangemaakt en gekoppeld aan het event — zie Medailles koppelen aan je event.
• Laserinstellingen getest op een proefstuk, niet enkel in de live preview.
• Kiosk-software geïnstalleerd op de laptop naast de laser — zie de kiosk-handleiding.
• Kiosk verbonden met het juiste event — dashboard toont "Online", niet "Stale".
• Eén volledige testbestelling van begin tot einde uitgevoerd: jezelf opzoeken (of manueel invoeren), bevestigen, betalen (of gratis bevestigen), en controleren dat de bestelling op het kiosk-dashboard verschijnt en effectief gegraveerd kan worden.

Pas als elk van deze punten in orde is, ben je klaar om live te gaan. Voor de praktische afhandeling op wedstrijddag zelf, zie de Checklist voor wedstrijddag in de kiosk-handleiding.