Guide du portail partenaire

S'inscrire et se connecter

Allez sur Devenir partenaire sur la page d'accueil, ou directement sur la page d'inscription du portail. Vous renseignez immédiatement toutes vos informations d'entreprise : nom de l'entreprise (et éventuellement un nom commercial différent), personne de contact, numéro de téléphone, adresse, adresse e-mail, éventuellement votre numéro de TVA (avec validation automatique) et un mot de passe. Votre compte démarre avec 0 crédit — voir Acheter des crédits.

Après la création de votre compte, vous recevez un e-mail de confirmation avec un lien pour vérifier votre adresse e-mail ; ce n'est qu'ensuite que vous pouvez utiliser le portail. Mot de passe oublié ? Cliquez sur Mot de passe oublié ? sur la page de connexion — vous recevrez un e-mail avec un lien pour définir un nouveau mot de passe.

Votre tableau de bord

Après connexion, vous voyez immédiatement votre tableau de bord, divisé en trois parties :

• Actif aujourd'hui — événements pour lesquels les athlètes peuvent commander une médaille aujourd'hui sur le site public, avec le nombre de médailles vendues, le chiffre d'affaires et le statut de la borne en un coup d'œil.
• Planifiés — événements à venir.
• Passés — événements dont la date est dépassée, avec une recherche par nom ou date.

En haut, vous voyez aussi vos crédits restants. Dès que ce nombre atteint zéro (ou moins), votre prochaine visite affiche un avertissement avant de pouvoir continuer à travailler — votre borne de gravure continue de fonctionner : un solde négatif est automatiquement déduit lors de votre prochain achat de pack, à 1,25 €/crédit hors TVA.

Créer un nouvel événement

Cliquez sur + Nouvel événement et renseignez un nom et une date (éventuellement aussi une date de fin, pour un événement sur plusieurs jours de 7 jours maximum, et un événement existant dont cloner les réglages). Vous arrivez ensuite sur la page de configuration de l'événement, divisée en trois blocs :

• Événement — nom, date, date de fin, et Événement de test (cochez ceci pour masquer l'événement aux athlètes, afin de pouvoir tester tranquillement quelle que soit la date).
• Chronométrage — voir ci-dessous.
• Prix & paiement — le prix par gravure et la devise, un Mode gratuit (chaque commande est automatiquement confirmée gratuitement — pratique pour tester tout le parcours sans Stripe), et, si vous ne travaillez pas en gratuit : quelles méthodes de paiement vous proposez (en ligne via Stripe, espèces à la borne, carte à la borne via votre propre terminal). Si vous en proposez plusieurs, l'athlète choisit lui-même au moment de payer.

Un tout nouvel événement n'a pas encore de médaille liée — voir l'étape suivante. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.

Configurer le chronométrage

Dans la section Chronométrage, choisissez comment les athlètes retrouvent leur temps :

• RaceResult.com (lien) — collez le lien API de votre compte RaceResult.com pour cette course.
• Triatlon Vlaanderen (recherche) — recherchez votre course dans le calendrier de Triatlon Vlaanderen (affiche les 30 prochains jours par défaut) et sélectionnez-la. Si une course comporte plusieurs catégories (ex. Individuel + Trio), elles sont toutes automatiquement incluses dans la recherche le jour de la course.
• Saisie manuelle — pas de système de chronométrage connecté ? L'athlète saisit alors lui-même son prénom, son nom et son temps final sur le site de la borne.

Lier des médailles à votre événement

Les médailles ne sont plus conçues par événement : vous les composez séparément dans votre bibliothèque de médailles, puis vous les liez à un ou plusieurs événements. En bas de la page de configuration d'un événement se trouve le bloc Médailles pour cet événement :

• Si l'événement n'a pas encore de médaille, cliquez sur + Créer une nouvelle médaille — vous arrivez dans la bibliothèque de médailles, avec cet événement déjà prêt à être lié immédiatement.
• Si vous avez déjà une médaille configurée (ex. d'un événement précédent), choisissez-la dans la liste Lier une médaille existante et cliquez sur Lier.
• Plusieurs médailles à la fois peuvent être liées à un événement — par exemple une médaille différente pour le 10 km que pour le marathon. Dès que plus d'une médaille est liée, un champ apparaît pour chaque médaille afin de saisir les identifiants de distance RaceResult correspondants (les identifiants disponibles et leur nom sont affichés au-dessus dès que des résultats arrivent) ; la borne choisit alors automatiquement la bonne médaille par commande selon la distance de l'athlète, bien que l'opérateur puisse toujours la modifier commande par commande.

Vous utilisez le chronométrage manuel ou Triatlon Vlaanderen (pas d'identifiants de distance disponibles) et avez malgré tout plusieurs médailles liées ? L'opérateur choisit alors simplement la bonne médaille pour chaque commande directement sur la borne.

Médailles dans la barre supérieure ouvre la bibliothèque complète : toutes les médailles que vous avez déjà configurées, avec pour chacune les événements où elle est utilisée. Une nouvelle médaille peut être créée à partir de zéro, ou basée sur une médaille existante (une copie complète de la forme, de la mise en page du texte et des réglages laser, comme point de départ à ajuster ensuite). Une médaille qui n'est plus liée à aucun événement peut aussi être supprimée ici.

Concevoir la médaille

Sur l'onglet Forme de la médaille d'une médaille, choisissez la forme :

• Cercle ou Rectangle — indiquez les dimensions (mm).
• Personnalisée (photo/vecteur) — pour une médaille à la forme propre et unique (ex. une silhouette ou une forme avec des découpes). Deux façons de la fournir :
  • Tracer une photo : téléversez une photo de la médaille, indiquez sa vraie largeur/hauteur (mm), et cliquez sur Tracer. La forme (découpes comprises) est détectée automatiquement et affichée dans l'aperçu en direct.
    Conseil pour un résultat optimal : photographiez sur un fond uni avec un bon contraste (un tapis de découpe avec grille fonctionne très bien — de fines lignes sur une seule couleur ne posent pas de problème, et une grille vous aide aussi à lire directement les bonnes dimensions). Évitez un motif en damier ou en mosaïque aux couleurs très contrastées, qui perturbe la détection. Photographiez à la verticale, droit au-dessus, et laissez le ruban hors du cadre autant que possible.
  • Téléverser un SVG : votre fournisseur de médailles vous a donné un dessin vectoriel (ex. un fichier .ai ou .pdf) ? Exportez-le ou enregistrez-le d'abord en SVG (un clic suffit dans Illustrator, Acrobat ou le logiciel gratuit Inkscape), téléversez le fichier, et indiquez sa vraie largeur/hauteur (mm) pour la bonne échelle.

L'aperçu en direct à droite montre instantanément comment le texte s'adapte à la forme choisie — pour une forme personnalisée avec des découpes, le texte est automatiquement réduit pour ne jamais tomber dans une découpe. N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer et appliquer la configuration sur chaque onglet.

Placer le texte et le logo

Sur l'onglet Mise en page du texte, vous réglez pour chaque élément de texte (distance, nom de l'athlète, temps final, ligne de texte supplémentaire) la position, la rotation, la police, la taille et le gras — chaque élément peut aussi être affiché courbé (le long d'un arc), avec son propre diamètre et angle d'arc. Vous pouvez aussi simplement faire glisser chaque élément de texte dans l'aperçu en direct à droite.

Vous pouvez aussi y ajouter un logo (PNG, JPEG ou GIF) et, si votre système de chronométrage fournit des temps intermédiaires, afficher des temps intermédiaires (ex. natation/vélo/course) avec leurs propres libellés.

Réglages du laser

Sur l'onglet Réglages du laser, vous définissez le type de laser (fibre galvo ou diode GRBL) ainsi que les réglages de puissance, vitesse, fréquence et nombre de passages, aussi bien pour le tracé d'aperçu que pour la gravure effective. Un doute sur les bonnes valeurs ? Testez d'abord sur une chute avant de passer en direct sur un événement.

Exporter, importer et dupliquer une médaille

En bas de chaque onglet d'une médaille, à côté de Enregistrer et appliquer la configuration, vous trouvez aussi Exporter en fichier et Importer depuis un fichier : cela enregistre la configuration complète de cette médaille (forme, mise en page du texte, laser, logo) dans un fichier — pratique comme sauvegarde, ou pour la partager avec un collègue ou une autre borne.

Vous voulez simplement une variante d'une médaille existante (ex. la même mise en page mais une taille différente pour une autre distance) ? N'utilisez pas l'export/import pour cela, mais créez une nouvelle médaille dans la bibliothèque de médailles et choisissez-la comme base via Basée sur — cela copie immédiatement la configuration complète, prête à être ajustée davantage.

Connecter l'ordinateur de la borne

Pour graver effectivement, vous avez besoin du logiciel de borne sur un ordinateur portable connecté à votre graveur laser (voir le guide de la borne pour l'installation). Pour connecter cet ordinateur à un événement :

1. Allez dans Paramètres du compte → Connexion de la borne et copiez votre jeton API personnel.
2. Sur l'ordinateur de la borne, ouvrez le tableau de bord opérateur et cliquez sur connect it (ou allez dans Platform connection).
3. Collez votre jeton et cliquez sur Register this kiosk, puis choisissez l'événement dans la liste et confirmez.

Une fois connecté, le tableau de bord opérateur affiche quel événement est actif et si la connexion est « Online » ou « Stale » ; la même page permet de changer d'événement ou de déconnecter la borne à tout moment. Vous pouvez démarrer avec une seule borne et passer à plusieurs bornes/lasers en parallèle dès que l'affluence le justifie (ex. deux lasers côte à côte sur un gros événement) : chaque commande n'est jamais récupérée que par une seule borne à la fois.

Acheter des crédits

Chaque médaille gravée consomme 1 crédit. Via Acheter des crédits dans votre tableau de bord, choisissez un pack (prix hors TVA) : 100 crédits à 1,25 €/crédit, 500 à 1,15 €/crédit, 1 000 à 1,00 €/crédit, ou 5 000 à 0,90 €/crédit — plus le pack est grand, plus le prix par crédit est bas. Vous payez via Stripe, ou demandez une facture que vous réglerez manuellement plus tard. Dès que votre solde atteint zéro, vous n'êtes pas bloqué : votre borne de gravure continue de fonctionner et votre solde peut devenir temporairement négatif. Les crédits supplémentaires utilisés sont automatiquement déduits lors de votre prochain achat de pack, au tarif de dépassement (1,25 €/crédit hors TVA) — acheter vos crédits à l'avance est donc plus avantageux. Vous devez toutefois confirmer cela une fois avant de pouvoir continuer à travailler.

Rapports et export

Sous Rapport, choisissez une période (ex. les 30 derniers jours, ou une plage personnalisée) et consultez le nombre de médailles vendues, le chiffre d'affaires, et la répartition entre paiement en ligne, espèces à la borne, carte à la borne et offertes gratuitement — au total comme par événement. Avec Exporter en CSV (Excel), téléchargez ces chiffres pour Excel ou votre comptabilité.

Paramètres du compte

Sous Paramètres du compte, répartis sur des onglets, vous trouvez :

• Données — nom de l'entreprise, nom commercial, personne de contact et adresse, votre numéro de TVA (avec validation automatique), votre mot de passe, et votre propre lien de page (/p/votre-nom) avec des codes QR prêts à l'emploi (PNG, JPG, SVG) à mettre sur votre matériel promotionnel. En bas, vous trouvez aussi l'option de fermer votre compte — vos données et statistiques sont conservées ensuite, mais vous ne pouvez plus vous connecter.
• Config Stripe — votre propre connexion Stripe, voir l'étape suivante.
• Kiosk connection — votre jeton API et le téléchargement du logiciel de borne, voir ci-dessus.
• Analytics — connectez votre propre identifiant de mesure Google Analytics pour suivre le trafic sur votre lien de page.
• Zone d'intervention — pertinent uniquement si vous souhaitez aussi apparaître dans l'annuaire public des partenaires ; vous y indiquez quelle(s) région(s) vous desservez.

Connecter Stripe (recevoir des paiements)

Pour recevoir les paiements des athlètes, connectez votre propre compte Stripe. Stripe traite le paiement et verse l'argent directement sur votre compte — nous n'intervenons jamais entre les deux.

1. Créez un compte sur stripe.com (ou connectez-vous si vous en avez déjà un) et suivez la vérification d'entreprise propre à Stripe (numéro d'entreprise, compte bancaire). Ceci n'est nécessaire que pour recevoir des paiements live (réels) — les tests fonctionnent immédiatement, sans vérification.
2. Dans le tableau de bord Stripe, allez dans Developers → API keys. Copiez la Publishable key (commence par pk_) et la Secret key (commence par sk_).
3. Collez les deux dans le portail partenaire sous Paramètres du compte → Config Stripe.
4. Copiez également l'URL du webhook affichée là par le portail (en bas du même onglet, cliquez dessus pour la sélectionner).
5. Dans le tableau de bord Stripe, allez dans Developers → Webhooks → Add endpoint, et collez cette URL comme adresse de point de terminaison.
6. Sous « Events to send », sélectionnez au moins payment_intent.succeeded (et éventuellement payment_intent.payment_failed), puis confirmez.
7. Stripe affiche ensuite un Signing secret (commence par whsec_) — copiez-le et collez-le dans le portail sous Webhook secret. N'oubliez pas d'enregistrer.

Stripe sépare strictement les clés/webhooks de test et de production. N'hésitez pas à tester d'abord entièrement en mode test ; répétez ensuite ces étapes avec vos clés live une fois prêt à recevoir de vrais paiements.

Questions fréquentes

Je ne vois pas d'événement « actif aujourd'hui » sur mon tableau de bord, alors que la date est correcte ?
Vérifiez que l'événement n'est pas accidentellement défini comme « Événement de test » — les événements de test n'apparaissent jamais sur la page de recherche publique, quelle que soit la date.

Un athlète ne retrouve pas son nom lors de la recherche ?
Vérifiez votre réglage de chronométrage (voir point 4) — il se peut que le lien vers RaceResult.com doive être mis à jour, ou que la course ne soit pas encore correctement liée chez Triatlon Vlaanderen.

La borne affiche « Stale » ou hors ligne ?
Vérifiez que l'ordinateur a toujours une connexion internet, et utilisez si nécessaire le bouton Sync now sur le tableau de bord opérateur de la borne elle-même.

J'ai un événement avec plusieurs médailles (ex. par distance) et la borne grave la mauvaise ?
Vérifiez que les identifiants de distance sont correctement renseignés pour chaque médaille liée (voir point 5) — et n'oubliez pas que l'opérateur peut toujours modifier la médaille choisie par commande directement sur la borne.

Prêt pour votre premier événement ? — checklist

Parcourez cette liste avant de passer en direct pour la première fois avec des athlètes sur place :

• Compte enregistré et adresse e-mail vérifiée (plus d'écran « Confirmez votre e-mail » à la connexion).
• Crédits disponibles, ou le mécanisme de secours compris (un solde négatif est déduit lors de votre prochain achat, à 1,25 €/crédit hors TVA) — voir Acheter des crédits.
• Stripe connecté si vous voulez proposer des paiements en ligne — ou le mode gratuit/espèces configuré si ce n'est pas (encore) le cas — voir Connecter Stripe.
• Événement créé avec le bon nom et la bonne date.
• Chronométrage configuré (RaceResult.com, Triatlon Vlaanderen, ou Manuel) — voir Configurer le chronométrage.
• Au moins une médaille créée et liée à l'événement — voir Lier des médailles à votre événement.
• Réglages laser testés sur une chute, pas seulement dans l'aperçu en direct.
• Logiciel de borne installé sur l'ordinateur à côté du laser — voir le guide de la borne.
• Borne connectée au bon événement — le tableau de bord affiche « Online », pas « Stale ».
• Une commande de test complète effectuée de bout en bout : recherchez-vous vous-même (ou saisissez manuellement), confirmez, payez (ou confirmez gratuitement), et vérifiez que la commande apparaît sur le tableau de bord de la borne et peut réellement être gravée.

Ce n'est que lorsque chacun de ces points est en ordre que vous êtes prêt à passer en direct. Pour le déroulement pratique du jour de la course lui-même, voir la Checklist du jour de course dans le guide de la borne.