Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk?

Click & Shoot CommV, Sint-Rumoldusstraat 6, 1851 Humbeek, België (BE0798903084) is verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die via Race Medal Engraving (deze website en de bijhorende kiosk-software) verlopen.

Gegevens van renners

Wat we verzamelen: voornaam, achternaam, startnummer, wedstrijdcategorie, finish- en (indien beschikbaar) tussentijden, de naam van je wedstrijd, en de optionele persoonlijke tekst die je zelf kiest om te laten graveren. Deze gegevens komen ofwel automatisch van het tijdregistratiesysteem van de organisator (bv. raceresult.com), ofwel typ je ze zelf in als er geen automatische koppeling is.

Waarom: enkel om je terug te vinden en je medaille correct te graveren — dit is noodzakelijk om de dienst die je zelf aanvraagt uit te voeren.

Betaling: als je online betaalt, verloopt dat rechtstreeks via de betaalprovider (Stripe) van de organiserende partner — wij bewaren zelf geen kaartgegevens, enkel een technische referentie naar die transactie. Betaal je cash of met kaart aan de graveerstand, dan verloopt dat volledig in persoon bij de operator.

Wie ziet deze gegevens: de partner die jouw wedstrijd organiseert (om je medaille te graveren) en, kort na je wedstrijd, wijzelf als platformbeheerder — enkel voor technische ondersteuning, nooit voor eigen commerciële doeleinden. Wij hebben zelf geen rechtstreekse zakelijke relatie met jou als renner: die relatie is met de organiserende partner.

Gegevens van partners/organisatoren

Wat we verzamelen: bedrijfsnaam, naam en contactgegevens van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres en btw-nummer.

Waarom: om je account te beheren, de dienst te leveren, en correct te kunnen factureren.

Facturatie: voor het opmaken van facturen werken we samen met Billit, een Belgisch facturatieplatform — zie Derde partijen.

Hoe lang bewaren we gegevens?

Persoonsgegevens van renners (naam, startnummer, persoonlijke graveertekst) bewaren we in ons centrale systeem maximaal 30 dagen na je bestelling, daarna worden ze automatisch en onomkeerbaar geanonimiseerd. De overige gegevens van je bestelling (wedstrijd, prijs, datum) blijven bewaard voor de boekhouding van de partner, maar zijn dan niet langer aan jouw naam te koppelen.

De kiosk-laptop van de organiserende partner houdt tijdens en kort na een wedstrijd zelf ook een lokale kopie bij om de medaille te kunnen graveren — dat gebeurt op toestellen van de partner zelf, buiten ons rechtstreeks beheer.

Gegevens van partners/organisatoren bewaren we voor de duur van de samenwerking, en nadien zolang de wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige stukken dat vereist (in België doorgaans 7 jaar).

Google Analytics

Sommige partners gebruiken Google Analytics (GA4) om bezoekersstatistieken van hun eigen event-pagina te bekijken; wijzelf gebruiken het optioneel voor het platform als geheel. Dit staat standaard uit: pas nadat je expliciet akkoord gaat via de melding onderaan de pagina wordt er iets geladen of bijgehouden. Ga je niet akkoord (of doe je niets), dan wordt er niets getrackt.

Cookies

Deze website gebruikt een functionele sessiecookie om je door de bestelflow te loodsen (bv. onthouden welke wedstrijd je koos) — deze is strikt noodzakelijk voor de werking van de site en vraagt geen toestemming. Analytics-cookies (zie hierboven) worden pas geplaatst na je uitdrukkelijke toestemming.

Derde partijen

We werken samen met een beperkt aantal gespecialiseerde dienstverleners, die enkel toegang krijgen tot wat ze nodig hebben om hun taak uit te voeren:

• Stripe — verwerkt online betalingen (via het eigen account van de organiserende partner, of ons eigen account voor partnerfacturatie).
• Billit — verwerkt facturatie voor partners.
• Google Analytics — optionele, opt-in bezoekersstatistieken (zie hierboven).
• Tijdregistratiesystemen (bv. raceresult.com, Triatlon Vlaanderen) — leveren wedstrijdresultaten aan, in opdracht van de organiserende partner.

Jouw rechten

Je hebt steeds recht op inzage, verbetering en verwijdering van je gegevens, en je kan een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Neem voor vragen of een verzoek contact met ons op — zie hieronder.

Contact

Click & Shoot CommV
Sint-Rumoldusstraat 6, 1851 Humbeek, België
info@racemedalengraving.com