Handleiding voor organisatoren

Registreren en inloggen

Ga naar Registreer als partner op de startpagina, of rechtstreeks naar de inlogpagina van het portaal. Je hebt enkel een naam, e-mailadres en wachtwoord nodig om te starten — je account begint met 0 credits, en je vult je bedrijfsgegevens later aan bij Accountinstellingen.

Wachtwoord vergeten? Klik op Wachtwoord vergeten op de inlogpagina — je krijgt een e-mail met een link om een nieuw wachtwoord in te stellen.

Je dashboard

Na het inloggen zie je meteen je dashboard, opgedeeld in drie delen:

• Actief vandaag — events waarvoor vandaag renners een medaille kunnen bestellen op de publieke site.
• Gepland — toekomstige events.
• Afgelopen — events waarvan de datum voorbij is, met een zoekfunctie op naam of datum.

Bovenaan zie je ook je resterende credits. Zodra dat aantal op nul (of lager) staat, krijg je bij je volgende bezoek een waarschuwing te zien vooraleer je verder kan werken — credits gaan namelijk niet stilvallen, een negatief saldo wordt gewoon nadien aangerekend.

Een nieuw event aanmaken

Klik op + Nieuw event. Je krijgt een configuratiescherm met 4 tabbladen: Event, Medaillevorm, Tekstopmaak en Laserinstellingen. Op het tabblad Event vul je in:

• Naam en datum van de wedstrijd.
• Testevent — vink dit aan om het event te verbergen voor renners, zodat je zelf rustig kan testen ongeacht de datum.
• Prijs en munteenheid per medaille.
• Betaling inschakelen — indien uitgevinkt, wordt elke bestelling gratis bevestigd (handig om de volledige flow te testen zonder Stripe).

Vergeet niet op Configuratie toepassen te klikken om je wijzigingen op te slaan, op elk tabblad.

Tijdregistratie instellen

Nog steeds op het tabblad Event kies je hoe renners hun tijd kunnen opzoeken:

• RaceResult.com (link) — plak de API-link van je RaceResult.com-account voor deze wedstrijd.
• Triatlon Vlaanderen (zoeken) — zoek je wedstrijd op in de kalender van Triatlon Vlaanderen (standaard toont dit de komende 30 dagen) en selecteer ze. Als een wedstrijd uit meerdere reeksen bestaat (bv. Individueel + Trio), worden die automatisch allemaal meegenomen in de zoekfunctie op wedstrijddag.
• Manueel invoeren — geen tijdregistratiesysteem gekoppeld? Dan geeft de renner zelf naam en eindtijd in op de kiosk.

De medaille vormgeven

Op het tabblad Medaillevorm kies je de vorm:

• Cirkel of Rechthoek — vul de afmetingen (mm) in.
• Aangepast (foto/vector) — voor een medaille met een eigen, unieke vorm (bv. een silhouet of een vorm met uitsparingen). Je hebt twee manieren om deze in te geven:
  • Foto tracen: upload een foto van de medaille, vul de echte breedte/hoogte in (mm), en klik op Traceer. De vorm (inclusief eventuele uitsparingen) wordt automatisch herkend en getoond in de live preview.
    Tip voor het beste resultaat: fotografeer op een egale achtergrond met goed contrast (een cutting mat met grid werkt uitstekend — dunne lijnen op één kleur zijn geen probleem, en zo'n grid helpt je meteen om de juiste afmetingen af te lezen). Vermijd een dambord- of mozaïekpatroon met sterk afwisselende kleuren, dat verwart de herkenning. Fotografeer recht van boven en houd het lint zoveel mogelijk uit beeld.
  • SVG uploaden: heb je van je medailleleverancier een vectortekening gekregen (bv. een .ai- of .pdf-bestand)? Exporteer of sla die eerst op als SVG (dat kan met één klik in Illustrator, Acrobat of het gratis Inkscape), upload het bestand, en vul de echte breedte/hoogte in (mm) voor de juiste schaal.

De live preview rechts toont meteen hoe de tekst zich aanpast aan de gekozen vorm — bij een aangepaste vorm met uitsparingen wordt tekst automatisch kleiner gemaakt zodat ze nooit in een uitsparing terechtkomt.

Tekst en logo plaatsen

Op het tabblad Tekstopmaak stel je per tekstelement (evenementnaam, naam van de atleet, eindtijd, extra boodschap) de positie, rotatie, lettertype, grootte en vetgedrukt in. Je kan elk tekstelement ook gewoon verslepen in de live preview rechts, en de hoek van het element vastnemen om de grootte aan te passen of het bolletje om te roteren.

Je kan hier ook een logo toevoegen (PNG, JPEG of GIF) en, indien je tijdregistratiesysteem tussentijden aanlevert, tot 3 tussentijden tonen (bv. zwem/fiets/loop) met eigen labels.

Laserinstellingen

Op het tabblad Laserinstellingen stel je het lasertype in (fiber-galvo of GRBL-diode) en de vermogens-, snelheids-, frequentie- en aantal-doorgangen-instellingen voor zowel de preview-trace als de effectieve gravure. Twijfel je over de juiste waarden? Test eerst op een proefstuk vooraleer je live gaat met een event.

Configuraties bewaren en hergebruiken

Bovenaan het configuratiescherm vind je de Config-bibliotheek: hiermee bewaar je een volledige configuratie (vorm, tekstopmaak, laser, logo) onder een naam, en laad je ze later terug in voor een ander event — handig als je regelmatig dezelfde medaille gebruikt. Je kan een configuratie ook exporteren naar een bestand (bv. om te delen met een collega) en later terug importeren.

De kiosk-laptop verbinden

Om effectief te kunnen graveren heb je de kiosk-software nodig op een laptop verbonden met je lasergraveerder (zie de kiosk-handleiding voor installatie). Om die laptop aan een event te koppelen:

1. Ga naar Accountinstellingen → Kiosk connection en kopieer je persoonlijke API-token.
2. Open op de kiosk-laptop de operator-app en ga naar de verbindingspagina.
3. Plak je token, kies het event uit de lijst, en bevestig.

Eenmaal verbonden zie je in je dashboard welke kiosk(s) actief zijn voor elk event, met een online/offline-status. Heb je meerdere kiosks op hetzelfde event (bv. 2 lasers naast elkaar), dan werkt dat gewoon — bestellingen worden nooit dubbel opgepikt.

Credits kopen

Elke gegraveerde medaille verbruikt 1 credit. Via Koop credits in je dashboard kies je een pakket (hoe groter het pakket, hoe lager de prijs per credit) en betaal je via Stripe, of vraag je een factuur aan die je later handmatig betaalt. Zodra je saldo op nul komt, val je niet stil: extra verbruikte credits worden nadien aangerekend, maar je moet dit wel eenmalig bevestigen vooraleer je verder kan werken.

Rapportage en export

Onder Rapportage kies je een periode (bv. de laatste 30 dagen, of een aangepast bereik) en zie je het aantal verkochte medailles, de omzet, en de verdeling tussen online betaald, cash aan de kiosk en kaart aan de kiosk — zowel in totaal als per event. Met Exporteer als CSV download je deze cijfers voor gebruik in Excel of je boekhouding.

Accountinstellingen

Onder Accountinstellingen beheer je:

• Bedrijfsnaam, contactgegevens en adres.
• Je BTW-nummer — met automatische validatie.
• Je eigen Stripe-koppeling (voor betalingen van renners op de publieke site).
• Je wachtwoord.
• Onderaan vind je ook de optie om je account te sluiten — je gegevens en statistieken blijven daarna bewaard, maar je kan niet meer inloggen.

Stripe koppelen (betalingen ontvangen)

Om betalingen van atleten te ontvangen, koppel je je eigen Stripe-account. Stripe verwerkt de betaling en stort het geld rechtstreeks op jouw rekening — wij komen daar nooit tussen.

1. Maak een account aan op stripe.com (of log in als je er al een hebt) en doorloop Stripe's eigen bedrijfsverificatie (ondernemingsnummer, rekeningnummer). Dit is enkel nodig om live (echte) betalingen te ontvangen — testen kan meteen, zonder verificatie.
2. Ga in het Stripe-dashboard naar Developers → API keys. Kopieer de Publishable key (begint met pk_) en de Secret key (begint met sk_).
3. Plak beide in het partnerportaal onder Accountinstellingen → Stripe.
4. Kopieer daar ook de Webhook URL die het portaal toont (onderaan hetzelfde tabblad, klik erop om te selecteren).
5. Ga in het Stripe-dashboard naar Developers → Webhooks → Add endpoint, en plak die URL als endpoint-adres.
6. Selecteer bij "Events to send" minstens payment_intent.succeeded (en optioneel payment_intent.payment_failed), en bevestig.
7. Stripe toont daarna een Signing secret (begint met whsec_) — kopieer die en plak ze in het portaal bij Webhook secret. Vergeet niet op te slaan.

Stripe houdt test- en live-sleutels/webhooks strikt gescheiden. Test gerust eerst volledig in test mode; herhaal deze stappen nadien met je live sleutels zodra je klaar bent om echte betalingen te ontvangen.

Veelgestelde vragen

Ik zie geen "actief vandaag" event op mijn dashboard, maar de datum klopt wel?
Controleer of het event niet per ongeluk als "Testevent" staat ingesteld — testevents tonen nooit op de publieke zoekpagina, ongeacht de datum.

Een renner vindt zijn naam niet terug bij het zoeken?
Controleer je tijdregistratie-instelling (zie punt 4) — mogelijk moet de link naar RaceResult.com nog bijgewerkt worden, of is de wedstrijd nog niet correct gekoppeld bij Triatlon Vlaanderen.

De kiosk staat op "offline"?
Controleer of de laptop nog een internetverbinding heeft, en gebruik desnoods de knop Sync now op het operator-dashboard van de kiosk zelf.